SISTEMA WEB PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA

Abstract

Dentro del Gobierno Autónomo Municipal de Ayata, los procedimientos para gestionar, controlar y realizar el seguimiento de la correspondencia han mejorado gracias al Sistema Web para el Control y Seguimiento de Correspondencia. El municipio recibe entre 20 y 30 solicitudes diarias, lo que generaba desorganización en la información y una clasificación inadecuada de los documentos. Esta situación causaba insatisfacción entre los comunarios y las instituciones que remitían correspondencia, debido a las demoras en las respuestas y la falta de seguimiento adecuado. Tras el desarrollo del nuevo sistema, los procesos de registro, seguimiento, distribución y control de correspondencia han mejorado, eliminando la desorganización y aumentando la eficiencia en la atención al público. El personal ahora dispone de herramientas adecuadas que permiten un seguimiento preciso de cada solicitud, lo que ha reducido los casos de documentos extraviados y ha agilizado la atención a las solicitudes. Este sistema ha permitido al Gobierno Autónomo Municipal de Ayata mejorar su capacidad para gestionar las solicitudes de manera oportuna y eficiente, contribuyendo al crecimiento de la institución. La automatización de procesos también ha facilitado la generación de consultas y reportes estadísticos, mejorando la transparencia y el proceso de toma de decisiones. El proyecto fue desarrollado utilizando la metodología OOHDM y cumplió con todos los objetivos específicos, como mejorar la gestión administrativa y fomentar la innovación tecnológica dentro de la institución. Se emplearon herramientas como MariaDB, PHP y JavaScript, garantizando una solución eficiente que ha resuelto los problemas identificados en la gestión de la correspondencia.